Férias do profissional: como reorganizar a agenda da clínica
Equipe Ogedex ·
Confira horários afetados, bloqueie novas reservas e acompanhe respostas dos pacientes. Um roteiro administrativo para férias e ausências na clínica.
Bloquear a agenda não resolve os horários que já existem
Quando um profissional avisa que ficará ausente, há duas tarefas: impedir novas reservas naquele período e cuidar dos atendimentos que já estavam marcados. Fazer apenas a primeira deixa pacientes esperando por um contato que ninguém assumiu.
Comece pela lista de horários afetados, com data, responsável pelo contato e situação da resposta. A decisão sobre continuidade do cuidado ou eventual substituição é da equipe assistencial, não da recepção nem do sistema de agenda.
Um roteiro para a recepção
- Confirme com a equipe o período de ausência e a disponibilidade de retorno.
- Confira reservas existentes antes de alterar a jornada ou criar bloqueios.
- Separe quem já foi contatado de quem ainda precisa de uma resposta.
- Ofereça apenas opções de horário e profissional já autorizadas pela equipe.
- Registre a nova data depois da confirmação e confira o compromisso anterior.
- Revise se o agendamento público deixou de oferecer os períodos indisponíveis.
A mensagem não precisa expor informações do atendimento
Modelo adaptável: ‘Olá, [nome]. Precisamos ajustar seu horário de [data] por uma alteração na agenda. Podemos conversar para combinar uma nova opção? Obrigado pela compreensão.’
Mantenha o contato administrativo discreto. Não inclua diagnóstico, motivo do tratamento ou detalhes pessoais em um lembrete de remarcação. Se houver uma questão assistencial, encaminhe à equipe responsável.
Como evitar o paciente com duas reservas ou nenhuma
Exemplo fictício: a recepção oferece duas opções a uma paciente e aguarda resposta. Essas opções não devem virar dois compromissos confirmados. Depois de escolherem uma data, a equipe confere a nova reserva e a situação da anterior.
No fluxo de remarcação por link do Ogedex, o horário original é preservado até a escolha do novo horário. Mesmo assim, confira o resultado da alteração e não trate o simples envio do link como resposta da paciente.
O que revisar no Ogedex
Confira jornada, bloqueios e agenda do profissional. Use tarefas para acompanhar quem ainda precisa de contato e consulte os avisos de alterações. Faça uma conferência final dos horários antigos e novos.
Não presuma envio automático de mensagens pelo WhatsApp conectado por QR. A equipe deve revisar e efetuar os contatos conforme os recursos disponíveis.