Como controlar clientes que compram fiado sem perder as contas

O controle começa por cliente, não por conversa

Para controlar o fiado, registre cada valor pendente na ficha do cliente e atualize o saldo sempre que houver um pagamento. A conversa no WhatsApp ajuda no contato, mas não deve ser o único lugar onde a dívida está anotada.

O mínimo é saber quem deve, qual atendimento ou produto gerou o valor, quanto já foi pago e quanto falta. Se houver uma data combinada para pagar, deixe essa informação registrada na sua rotina de acompanhamento.

O que anotar em cada pendência

• Cliente e contato conferidos, evitando fichas duplicadas.
• Data e descrição do atendimento ou produto.
• Valor original e pagamentos já recebidos.
• Saldo restante.
• Data combinada e observações necessárias para o acompanhamento.
• Último contato feito, para não repetir a mesma cobrança sem conferir.

Exemplo de pagamento parcial

Exemplo fictício: um atendimento custa R$ 120. O cliente paga R$ 50 no dia e combina pagar os R$ 70 restantes depois. O registro precisa mostrar a venda de R$ 120, o recebimento de R$ 50 e o saldo de R$ 70.

Quando ele pagar mais R$ 30, o saldo passa a R$ 40. Esse recebimento não é uma nova venda de R$ 30: é parte do atendimento original.

Antes de receber, confira o saldo atualizado. Sem isso, duas pessoas do balcão podem anotar o mesmo pagamento ou informar valores diferentes ao cliente.

Crie uma revisão curta e frequente

Escolha um momento da rotina para conferir os valores pendentes. Comece pelos compromissos de pagamento combinados para o período. Verifique se o dinheiro já entrou antes de enviar qualquer mensagem.

Registre o que foi combinado e a próxima ação. Se o cliente contestar o valor, confira a comanda e os pagamentos antes de continuar o contato. Não exponha a pendência em grupos ou em comentários públicos.

Mensagem de lembrete para adaptar

Modelo fictício: “Olá, [nome]. Tudo bem? Aqui é [pessoa], da [empresa]. Estou conferindo nossos registros e consta um saldo de R$ [valor] referente a [data]. Você consegue conferir? Se já pagou, me avise para verificarmos e atualizarmos por aqui. Obrigado.”

Preencha os campos e confira destinatário e valor. Em atendimentos de saúde, não inclua detalhes do procedimento na mensagem. O objetivo é resolver a pendência com clareza, não constranger a pessoa.

Erros que deixam o saldo confuso

• Marcar toda a comanda como paga quando houve apenas um pagamento parcial.
• Somar o fiado ao dinheiro recebido no dia.
• Criar uma nova venda quando recebe uma dívida antiga.
• Anotar o recebimento apenas na conversa.
• Cobrar sem conferir se outra pessoa da equipe já deu baixa.

Como funciona no Ogedex

O Ogedex permite registrar fiado, acompanhar o histórico na ficha do cliente e controlar valores a receber. A comanda aceita mais de uma forma de pagamento, ajudando a separar o que entrou do que ficou pendente.

As mensagens de cobrança ficam aguardando aprovação. Hoje, o envio é feito com um toque pelo WhatsApp da empresa; o envio automático oficial está chegando.

O Ogedex registra o recebimento, mas não cobra automaticamente o cliente pelo banco ou cartão. O Ogedex é grátis, sem cartão.